Edition 2019 annulée

Lettre envoyée par poste à toutes les participantes le vendredi 5 juillet

Chère participante,

Au soir du lundi 24 juin 2019 à 18h00, après une longue analyse des risques liés à la météo qui annonçait que les températures caniculaires allaient en augmentant, nous avons contacté notre service médical. Nous avons écouté leurs précieux conseils et avons pris la décision d’annuler le WSE 2019. Le service médical a soutenu cette décision.

Le canton de Vaud a déclenché le plan canicule le 24 juin en recommandant de ne pas faire de sport durant la journée. Si nous avions maintenu le WSE, le service médical aurait eu l’obligation de prévenir l’Office fédéral de la santé publique (OFSP). Il nous aurait alors été demandé de monter des tentes avec des lits de camp, des systèmes de refroidissement, une ambulance et un médecin sur place ainsi que tripler le staff médical. Autant de mesures obligatoires que nous n’aurions pas pu supporter financièrement puisqu’elles se seraient chiffrées à quelques dizaines de milliers de francs.
 
Le site de la manifestation est un stade « cuvette » qui, de par sa configuration, fait grimper la température et ne dispose que de peu d’emplacements à l’ombre. La plupart des cours ayant lieu en plein soleil de 9h à 18h, il était impensable de vous laisser faire du sport avec une température annoncée à 35°, ressentie au soleil à plus de 40°. Par ailleurs, nous avons placé un thermomètre à Vidy, à 17h00 le dimanche, il faisait encore 40° en plein soleil.
 
Aussi, nous espérons que vous comprendrez notre choix, pris avant tout pour la santé de tous, participantes, bénévoles, moniteurs, exposants et de tous ceux travaillant sous les tentes Expo et repas exposés à la chaleur étouffante. La décision prise, nous avons paré au plus urgent : mis un poste sur Facebook et sur notre site internet, annulé les infrastructures, livraisons de consommables, repas-boissons, services de la ville, averti les nombreux bénévoles, et personnes travaillant sur place. Dès le mardi, nous avons envoyé un courrier A à toutes les participantes (des lettres sont venues en retour pour fausse adresse), complété par des téléphones et mails pour les personnes venant de très loin. Enfin, nous étions sur place samedi et dimanche matin dans le cas où une personne n’aurait pas reçu l’information à temps. Heureusement, aucune participante ne s’est inutilement déplacée à Lausanne.
 
Report de l’inscription en 2020

Dans un premier temps, nous avons essayé de trouver une date avec les Services de la ville pour reporter le WSE fin août ou en septembre, mais le stade n’a aucune disponibilité pour cette période.

Par votre inscription, vous avez accepté notre règlement dont voici un extrait : « Si la manifestation ne peut se dérouler ou se dérouler que partiellement pour des raisons de force majeure, ou conditions météorologiques extrêmes, il n’existe aucun droit au remboursement ou au report de l’inscription. »

Cependant, par éthique sportive et à l’échelle de nos moyens, nous avons pris la décision de vous offrir la possibilité de reporter la totalité de votre inscription pour la prochaine édition du WSE qui se déroulera les 20 et 21 juin 2020. Dans ce contexte, nous adressons nos sincères remerciements à Visana, notre Presenting Partner de longue date, qui nous a soutenus dans toutes les décisions et nous reste fidèle également à l'avenir. C'est notamment grâce au fort engagement de Visana que nous pouvons offrir aux participantes de cette année une place gratuite pour l'édition 2020.

Même si la manifestation n’a pas eu lieu, de notre côté nous avons dû honorer les contrats et payer les infrastructures qui n’ont pas été montées ainsi que d’autres commandes qui ont été annulées. Au-delà de la déception de ne pas vous voir cette année, huit mois de travail sont tombés à l’eau : heures de préparation, gestion des inscriptions, engagement du personnel, impressions des flyers, des affiches SGA, envois des flyers, pubs radios, pubs médias, réservations, commandes. Tout cela a engendré des frais importants durant cette période de préparation.

Afin que nous puissions prendre les mesures qui s’imposent, merci de nous retourner le formulaire ci-dessous avec votre décision au plus tard jusqu’au 2 avril 2020.

Chère participante, nous vous remercions sincèrement pour votre confiance et nous vous adressons nos sincères remerciements pour votre compréhension.

Association du Women Sport Evasion